Politique de protection des renseignements personnels
IAS-QUÉBEC
Dernière mise à jour : 22 septembre 2023
L’Institut des administrateurs de société – section régionale Québec (l’« IAS-Québec », « nous ») s’engage à prendre les mesures nécessaires pour respecter les principes et les exigences en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels en vertu de la législation applicable en la matière. La présente Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique »), s’applique aux services offerts par l’IAS-Québec, ses filiales et sociétés affiliées sous le domaine www.icd.ca (le « Site »).
Votre vie privée est notre principale préoccupation. Notre objectif est d’assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que vous nous fournissez et de protéger ces renseignements conformément aux lois applicables en matière de confidentialité. Cette Politique explique nos pratiques de confidentialité et de sécurité. Dans cette Politique, les renseignements personnels désignent les renseignements pouvant identifier un individu, directement ou indirectement.
En poursuivant votre navigation sur notre Site, vous acceptez et consentez aux pratiques décrites dans la Politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec celle-ci, nous vous demandons de ne pas utiliser notre Site.
Renseignements personnels recueillis et finalités
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de vous. Nous ne recueillons que les renseignements personnels qui sont nécessaires afin de vous fournir nos différents services. Dans la mesure du possible, nous indiquons les champs obligatoires et facultatifs.
Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant :
- lorsque vous nous contactez (par courriel, par téléphone, par courrier ou en personne), nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse courriel, votre adresse, votre numéro de téléphone, ainsi que l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Ces renseignements nous permettent de fournir les informations demandées et communiquer avec vous en ce qui concerne votre demande de contact;
- lorsque vous devenez membre de l’Institut des administrateurs de société (« IAS») et indiquez le Québec comme province de résidence, nous recevrons votre nom et votre courriel de l’IAS. Ces renseignements nous permettent de communiquer avec vous afin de vous faire part de nos prochains événements;
- lorsque vous vous abonnez à notre infolettre ou vous vous inscrivez à une de nos activités, nous recueillerons votre nom et votre adresse courriel afin de vous envoyer des courriels promotionnels concernant nos activités, des rappels d’inscriptions et des promotions qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez modifiez vos préférences en suivant le lien « se désabonner » fourni à la fin du courriel reçu;
- lorsque vous répondez à un sondage mené par l’IAS-Québec, nous utilisons les informations recueillies afin de mieux comprendre comment améliorer nos activités et nos services, développer et diriger nos activités et nos opérations, ainsi qu’atteindre d’autres objectifs internes;
- lorsque vous visitez notre Site, nous recueillons automatiquement les informations par le biais de témoins (cookies). Les témoins sont des informations envoyées sur votre ordinateur ou tout autre appareil similaire que vous utilisez pour accéder à internet, par exemple un téléphone intelligent, une tablette ou un autre appareil mobile, lorsque vous visitez un site web, qui stockent et parfois suivent les informations à propos de votre utilisation du site. Pour obtenir plus d’informations, veuillez consulter la section Témoins et adresses IP ci-dessous.
- si vous postulez à un poste de bénévole, nous recueillerons votre nom, votre adresse électronique et toute autre information que vous nous fournirez, y compris vos antécédents professionnels. Nous utilisons ces informations pour évaluer votre candidature et y répondre.
Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels afin de nous conformer aux exigences légales et réglementaires applicables, ou encore à d’autres fins permises par la loi. Nous ne recueillons pas de renseignements personnels à d’autres fins que celles décrites ci-dessus à moins d’obtenir votre consentement.
Comment vos renseignements personnels sont-ils utilisés ou divulgués?
Nous n’utilisons ou ne divulguons les renseignements personnels que dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire pour faciliter les objectifs énumérés ci-dessus. Nous pouvons partager vos renseignements avec nos sociétés affiliées lorsque requis pour réaliser ces objectifs.
Dans certains cas, nous pouvons partager des renseignements personnels avec des prestataires de services tiers exerçant des fonctions en notre nom, y compris des lieux de représentation, des fournisseurs de services informatiques, des services de courrier, des services d'analyse ou de marketing, des vérifications d’antécédents, et des services d'hébergement de données.
Enfin, vos renseignements peuvent être divulgués si cela s’avère nécessaire pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires, ou autres exigences d’assurance, de vérification et de sécurité, et autrement avec votre consentement, ou tel que permis ou requis par la loi (y compris tel que requis par les lois canadiennes et étrangères applicables à nous ou à nos fournisseurs de services).
Nous ne vendons, ne louons ou n’échangeons pas vos renseignements personnels à des tiers. Vos renseignements personnels ne sont distribués sans votre consentement que dans la mesure permise ou requise par la loi.
Conservation de vos renseignements personnels
Nous maintiendrons la confidentialité de vos renseignements et ils ne seront utilisés que conformément à cette Politique ou aux lois applicables. Nos pratiques internes aident à protéger votre vie privée en limitant l’accès et l’utilisation des renseignements personnels uniquement aux personnes dont les fonctions l’exigent.
Nous avons mis en place des mesures de sécurité raisonnables pour nous protéger contre le vol, la perte, l’abus ou la modification de vos renseignements personnels, tel que la mise en place de pare-feu et de technologies de cryptage, ainsi que la restriction de l’accès aux renseignements personnels aux seuls employés qui en ont réellement besoin. Cependant, il est important de noter que toute information transmise sur internet peut être interceptée par un tiers. Par conséquent, nous ne pouvons et ne saurions assumer la responsabilité en cas de vol, de perte, de mauvaise utilisation ou d’altération de tout renseignement personnel transmis par internet.
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps qu’il est nécessaire de le faire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, ou à des fins légales ou commerciales. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous détruisons ou anonymisons vos renseignements personnels, conformément aux lois applicables.
Hébergement et transferts de renseignements personnels
Nous conserverons les renseignements personnels sur nos serveurs internes ou auprès de fournisseurs de services. Il se peut que les renseignements personnels recueillis à votre sujet soient hébergés et/ou traités ailleurs que dans la juridiction dans laquelle vous résidez.
Nos fournisseurs de services peuvent stocker et traiter des renseignements personnels en dehors de votre province de résidence ou du Canada. Lorsque des renseignements sont hébergés ou traités en dehors de votre juridiction, ils peuvent être soumis aux lois des autorités judiciaires de ces autres juridictions et être accessibles par elles. Dans la mesure du possible, nous veillons à ce que nos fournisseurs de services respectent toutes les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, et mettons en œuvre des clauses contractuelles leur imposant des obligations.
Pour obtenir plus d’informations sur le traitement des renseignements à l’étranger, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels (dont les coordonnées sont fournies ci-dessous).
Témoins et adresses IP
Les visiteurs de notre Site doivent également savoir que des données techniques anonymes peuvent être recueillies durant leur visite. Elles peuvent inclure l’adresse IP du visiteur, son type de navigateur et de système d’exploitation, son nom de domaine, ses heures d’accès et ses adresses de sites web de référence. Nous utilisons ces données pour identifier une personne, recueillir des informations démographiques générales sur les utilisateurs du Site, diagnostiquer des problèmes avec nos systèmes et administrer le Site.
Notez que nous utilisons des fournisseurs de services d’analyse tels que Google Analytics. Veuillez-vous reporter au site web de ces fournisseurs de services pour obtenir plus d’informations sur leurs pratiques de confidentialité.
La plupart des navigateurs Web vous permettent de contrôler, dans une certaine mesure, la plupart des témoins en vous rendant dans leurs paramètres. Cliquez sur le nom du navigateur voulu pour en savoir plus sur sa gestion des témoins :
Sites web tiers
Notre Site peut contenir des liens vers d’autres sites web tiers susceptibles de recueillir des renseignements personnels. La présente Politique n’inclut pas les pratiques de confidentialité de ces tiers (ou l’absence de celles-ci). Nous ne pouvons et ne saurions assumer la responsabilité des politiques, des pratiques et des actions de ces tiers.
Quels sont vos droits?
En nous fournissant vos renseignements personnels et/ou en utilisant nos produits ou services, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par l’IAS-Québec.
Vous avez le droit de consulter, de vérifier, de modifier et de corriger vos renseignements personnels recueillis par nous. Pour consulter, vérifier, corriger ou mettre à jour vos renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’aide des coordonnées fournies à la fin de la présente Politique. Avant de donner suite à votre demande, nous pourrions vous demander des informations afin de nous aider à confirmer votre identité ainsi que votre droit d’accès à ces renseignements.
Dans certains cas, les lois applicables peuvent nous obliger à refuser de vous donner accès à une partie ou à la totalité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou que nous pouvons avoir détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à nos obligations légales de conservation des dossiers et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Il se peut que nous n’acceptions pas une demande de modification des renseignements si nous pensons que la modification violerait une loi ou une exigence légale ou donnerait lieu à des informations incorrectes dans nos dossiers.
Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, ou encore demander la suppression des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, à tout moment moyennant un préavis raisonnable, sous réserve de toute exigence légale ou contractuelle. Toutefois, si le consentement est refusé ou retiré, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir certains produits ou services. Nous vous expliquerons les conséquences de la suppression de vos renseignements ou le retrait de votre consentement une fois votre demande reçue afin de vous aider dans votre décision.
Date d’entrée en vigueur et modification
Cette politique, telle qu’occasionnellement modifiée, a été adoptée par l’IAS-Québec à la dernière date de mise à jour indiquée ci-dessus. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique en tout temps. Si nous avons l’intention d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à des fins matériellement différentes de celles décrites dans la présente Politique, nous ferons des efforts raisonnables pour vous en informer, notamment en publiant la Politique révisée sur notre Site. En continuant à fournir des renseignements personnels ou à utiliser notre Site après toute modification de la présente Politique, vous acceptez ces modifications.
Nous contacter
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique, ou si vous souhaitez déposer une plainte, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel au vieprivee@iasquebec.com.
